Consider getting an electronic signature if you do not already have one
20.03.2020 – Author: Ana-Maria Selea
The article is available in English and Romanian. Please scroll down for Romanian language./Articolul este disponibil în limba engleză și în limba română.
As Coronavirus SARS-CoV-2 continues to spread, the general advice from Governments around the world is to avoid any contact with others as much as possible. In this context, we feel that organizations would most benefit from implementing electronic signatures in order to keep their activity going during this unfortunate state of play.
Electronic signatures in Romania are mainly governed by the EU Regulation no. 910/2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC (“eIDAS Regulation”) and, for the time being, Law 455/2001 regarding electronic signature and the methodological norms issued for its application.
The eIDAS Regulation has been a stepping stone for EU member states in enhancing the use of electronic means for concluding transactions and building trust in online services. The eIDAS Regulation provides as a matter of principle that an electronic document shall not be denied legal effect and admissibility as evidence in legal proceedings solely on the grounds that it is in electronic form.
The eIDAS Regulation provides for three types of electronic signature:
- (Simple) electronic signature (“SES”) defined as data in electronic form which is attached to or logically associated with other electronic data and which is used by the signatory to sign;
- Advanced electronic signature (“AdES”) defined as an electronic signature that meets the following criteria: (i) it is uniquely linked to the signatory; (ii) it is capable of identifying the signatory; (iii) it is created using means that the signatory can maintain under its sole control; (iv) it is linked to the data to which it relates in such a manner that any subsequent change in the data is detectable;
- Qualified electronic signature (“QES”) defined as the advanced electronic signature that is created by a qualified electronic signature creation device, and which is based on a qualified certificate for electronic signatures. Both the qualified electronic signature creation device and the qualified certificate for electronic signatures are issued by qualified trusted services providers. The list of local trusted services providers can be found at https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/RO
The eIDAS Regulation further provides that a qualified electronic signature represents the equivalent of a wet signature when it comes to legal effect and that an electronic signature shall not be denied legal effect and admissibility as evidence in legal proceedings solely on the grounds that it is in electronic form or that it does not meet the requirements for qualified electronic signatures.
The core regulations on online transactions and electronic signatures are included in the eIDAS Regulation. However, the European legislator has left it to the member states to regulate at a national level certain essential aspects, such as the legal effects of simple and advanced electronic signatures.
So far the role of electronic signature has been considered in relation to agreements under private signature, it remains to be seen if and how execution of deeds that require authentic form will be digitalized in the current context of the Coronavirus SARS-CoV-2 outbreak.
Pe măsură ce Coronavirusul SARS-CoV-2 continuă să se răspândească, recomandările generale din partea Guvernelor din toate țările sunt în sensul de a evita orice contact cu alte persoane într-o măsură cât mai mare posibil. În acest context, considerăm că organizațiile ar beneficia cel mai mult de implementarea semnăturilor electronice, care va permite acestora să continue să își desfășoare activitatea pe perioada acestei situații nefericite.
Semnăturile electronice în România sunt reglementate în principal de Regulamentul UE nr. 910/2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare aDirectivei 1999/93/CE („Regulamentul eIDAS”) și, în prezent, de Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică și normele metodologice emise pentru aplicarea acesteia.
Regulamentul eIDAS a reprezentat pentru statele membre UE un instrument de optimizare a utilizării mijloacelor electronice pentru încheierea tranzacțiilor și construirea încrederii în serviciile online. Regulamentul eIDAS prevede, în principiu, că unui document electronic nu i se va refuza efectul juridic și posibilitatea de a fi acceptat ca probă în cadrul unor proceduri judiciare doar din motivul că acesta este în format electronic.
Regulamentul eIDAS prevede trei tipuri de semnătură electronică:
- Semnătura electronică (simplă) („SES”) înseamnă datele în formăelectronică atașate sau asociate în mod logic cu alte date electronice și caresunt utilizate de către semnatar în scopul semnării;
- Semnătura electronică avansată („SEA”) înseamnă o semnăturăelectronică ce îndeplinește următoarele criterii: (i) face trimitere exclusivla semnatar; (ii) permite identificarea semnatarului; (iii) este creatăutilizând mijloace pe care semnatarul le poate menține exclusiv sub controlulsău; (iv) este legată de datele utilizate la semnare astfel încât oricemodificare ulterioară a datelor poate fi detectată;
- Semnătură electronică calificată („SEC”) înseamnă o semnăturăelectronică avansată care este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilorelectronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentrusemnăturile electronice. Atât dispozitivul de creare a semnăturilor electronicecalificat cât și certificatul calificat pentru semnăturile electronice suntemise de furnizori de servicii de încredere calificați. Lista furnizorilor deservicii de încredere locali poate fi accesată la https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/RO
De asemenea, Regulamentul eIDAS prevede că o semnătură electronică calificată reprezintă echivalentul unei semnături fizice în ceea ce privește efectul juridic și că unei semnături nu i se va refuza efectul juridic și posibilitatea de a fi acceptată ca probă în cadrul unor proceduri judiciare doar din motiv că aceasta este în format electronic sau că nu îndeplinește cerințele pentru semnăturile electronice calificate.
Regulile principale privind tranzacțiile electronice și semnăturile electronice sunt incluse în Regulamentul eIDAS. Cu toate acestea, legislatorul european a lăsat la latitudinea statelor membre reglementarea la nivel național anumitor aspecte esențiale, cum ar fi efectele juridice ale semnăturilorel ectronice simple și avansate.
Până în prezent, rolul semnăturii electronice a fost analizat prin raportare la contractele sub semnătură privată, și rămâne de văzut dacă și cum va fi digitalizată semnarea actelor care trebuie să fie încheiate sub formă de înscris autentic, în contextul actual al pandemiei de Coronavirus SARS-CoV-2.
